现有的档案柜（架）大都未给此种摆放方式留下足够的空间，因此选用横式档案盒时应同时考虑档案柜（架）的状况。机关单位在选用档案盒时，两种格式的档案盒只能选用一种，以简便管理、保证档案盒上架后整齐、美观。
优质的档案盒是对档案的一种保护，档案盒通常是由纸板和牛皮纸裱糊制作的，基本都用无酸纸制作，档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等，特殊规格的也可订做。（下图A=20mm、B=30mm、C=50mm）
档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内件文件和后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。
档案盒使用原则
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
1、不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒；
2、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒；
3、放入同一档案盒的归档文件应按照档号先后进行排序，小号在前，大号在后；
4、档案盒盒脊和备考表的填写应与盒内档案的情况一致。