易用性。对于中小企业来讲，往往一个造价高昂、设备专业的会议室条件是难以满足的。如何在相对“简陋”的会议室内，极少改变原有设施、提供现代高清视频会议体验是中小企业视频会议选型的关键之一。另外，对于中小企业而言，一般都没有专门的IT工程师来维护视频会议系统，使用网络视频会议系统还必须足够简单易用，并可实现免维护，这样才可以让视频会议有效发挥更大价值。

视频会议作为现代一种新型的沟通工具改变了我们的办公方式，它可以让我们在不同地域的你我做到身临其境的沟通，改变了以往需要电话、E-mail、异地出差等传统商务沟通模式。通过逼真的音视频互动为企业带来身临其境的会议感受，从而实现各地员工轻松实现“面对面”跨地域的沟通交流，从而节约了时间、资源和费用，提高工作效率，为领导层快速提供决策，让企业在瞬息万变的竞争环境中赢得先机。

多媒体会议室除了要满足传统简单的会议要求外，还应具有高雅格调和优美音质、清晰图像演示，并且可以根据要求配备同声传译系统和投票表决功能以及会议电视系统。

它由大屏幕显示、多媒体音视频信号源、音响、切换和中央集成控制几大部分组成。选取具备先进功能的DVD和录像机以及实物和图文传送器通过大屏幕投影机还原其图像，为了更、实时地指挥需要配备一套中央集成控制设备，控制室内所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能，大大提高工作效率和简化复杂的操作，能适合所有人士使用而不需要具备专业知识。

我们可以将多媒体会议室系统分成几个子系统：投影显示系统、会议扩声系统、中央集成控制系统、多媒体音视频系统和视频会议系统。

圆桌会议型布局 可设二到三块屏幕，主屏幕位于圆桌的一端，辅屏幕位于主屏幕两侧，显示屏间夹角视人数而定。领导人员位于圆桌的另一端，处于的观看位置，业务人员或辅助决策领导人员位于圆桌两侧，主要观看本席位正面的屏幕。这种结构有利于领导人员观看大屏幕并与其他成员之间的研讨，但不利于辅助决策领导人员观看其他屏幕，需要通过合理划分显示区域和内容弥补解决。